Nur vier Prozent der Büroangestellten arbeiten in einem papierlosen Büro. Eine davon ist die Bloggerin (www.digitalisierung-jetzt.de) und Unternehmerin Carolin Desirée Töpfer. Warum bzw. wie sie Aktenordnern und Zettelwirtschaft den Kampf erklärt hat, verrät sie in ihrem Gastbeitrag.

Aktuell spiele ich wieder „Ich packe meinen Koffer“. In 10 Tagen geht es für 3 Wochen in die USA, danach in meine geliebte Heimatregion – das schöne Rheinland. Erst einen Monat nach Abreise werde ich wieder im Home-Office ankommen. Was dann auf keinen Fall auf mich warten wird: ein Papierstapel mit unbearbeiteten Unterlagen. Denn mein Unternehmen funktioniert digital!

Oder, da wir in Deutschland sind: Mein Ziel ist es, 100% papierlos und digital zu arbeiten. Mein Team bekommt das schon super hin. Behörden, Banken und Versicherungen spielen noch nicht immer mit. Aber ich glaube fest daran, dass sie alle bald nachziehen müssen.

Digitale Arbeitsweisen statt Dauerschlepperei

Für mich gestalten sich vor allem Reisen dadurch wesentlich entspannter. Musste ich früher als Arbeitnehmerin häufig einen großen Koffer mitnehmen, um haufenweise Unterlagen aus Meetings nach Hause zu tragen, kann ich jetzt ausschließlich mit Handgepäck reisen. In Städten wie New York City oder San Francisco, wo sowieso schon viel zu wenig Platz ist und jeder Zentimeter Hotelzimmer die Reisekosten in die Höhe treibt, ein echtes Geschenk. Mal abgesehen davon, dass nicht vorhandene Dokumente auch nicht in falsche Hände geraten können – Stichwort: Datenschutz.

Um an unseren internen Unternehmensprozessen teilzunehmen, die Social-Media-Kanäle und Business-Kontakte zu pflegen und meine komplette Reise zu organisieren sowie meine Ausgaben und Wechselkurse im Blick zu halten, bräuchte ich nicht einmal einen Laptop mitzunehmen. Denn wer digital arbeitet, kann das auch gleich mit dem Smartphone tun. Die haben mittlerweile sowieso Tablet-Bildschirmgröße. Textdateien und einfachere Grafiken lassen sich problemlos betrachten. Hin und wieder drehen und bearbeiten wir sogar Videos mit unseren Firmentelefonen.

Die E-Mail ist keine Alternative zum Papier!

Der Laptop darf nur noch mit, damit ich auf den diversen Langstreckenflügen an meinem App-Projekt arbeiten kann. Denn programmieren auf dem Smartphone ist (noch) keine Option. Und nein, ich brauche den großen Bildschirm nicht, um ellenlange Mail-Ketten zu lesen. Denn denen haben wir auch den Kampf angesagt. E-Mails sind nämlich der beliebteste Workaround, wenn man Menschen verbietet, Papier zu benutzen. Dann wird statt dem Schreibtisch einfach das virtuelle Postkörbchen zugemüllt. Nein danke.

Stattdessen organisieren wir unsere Aufgaben über ein Projektmanagement-Tool, das für alle Beteiligten einsehbar ist. Wir haben uns für Trello entschieden, mit der Einschränkung, dass keine persönlichen Daten eingetragen werden dürfen, nur projektrelevante Informationen. So kann ein Kollege tagelang an einer Aufgabe arbeiten, und möchte der andere Kollege ein Status-Update, schaut er einfach in die App und hat den kompletten Verlauf im Blick. Es ist also keine Nachfrage oder Absprache per E-Mail mehr notwendig. Das Mail-Postfach bleibt sauber.

Ähnlich arbeiten wir an dem Thema Wissensmanagement. Wir haben uns die Frage gestellt: „Wie können wir Informationen transparent und jederzeit zugänglich zur Verfügung stellen, um Nachfragen zu vermeiden?“ Dazu haben wir verschiedene Übersichten für potenzielle Kunden und Geschäftspartner erstellt, die unser Angebot beschreiben und erste Fragen beantworten. Über unsere Website und Social-Media-Kanäle weisen wir immer wieder auf diese Übersichten hin. Auch das vermeidet zusätzlichen Mail-Verkehr und gibt uns damit Zeit, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: unsere Kunden.

Außerdem haben so alle Beteiligten die Freiheit, zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten. Wenn wir uns im Büro oder Co-Working Space treffen, dann mit einem ganz bestimmten Projektziel. Ich würde mal die steile These wagen, dass wir so im Vergleich zu anderen Unternehmen mit einem Team von fünf Leuten wesentlich mehr erledigt bekommen. Immerhin bespielen wir nicht mehr nur den überschaubaren deutschsprachigen Markt, sondern starten seit Ende 2018 auch auf Englisch durch.

Was müssen moderne Büros bieten? Carolin Desirée Töpfer im KYOCERA digiTALK

Sparen, ohne Arbeitsplätze einzusparen

Die Entscheidung für ein radikal papierfreies Büro ist also kein Nice-to-have, sondern ein echter Kostensenkungsfaktor. Bewusst wird mir das jedes Mal wieder, wenn besagte Behörden, Banken und Versicherungen sich nicht an unsere digitale Arbeitsweise halten. Da warten wir dann auf Briefe oder müssen persönlich irgendwo vorbeigehen. Allein die Zeitstunden, die mich die GmbH-Gründung in diesem Jahr unnötigerweise gekostet hat, würde ich gerne jemandem in Rechnung stellen.

Leider hängen sich an diesem Argument häufig Entscheider in Unternehmen auf: Warum in das komplett digitale Büro investieren, wenn wichtige Geschäftspartner (noch) nicht mitmachen?

Antwort: Weil sie irgendwann digitale Prozesse anbieten müssen oder von neuen Marktanbietern ersetzt werden. Das gilt nicht nur für Banken und Versicherungen, sondern mittlerweile auch für Staaten. Hier findet längst ein internationaler Wettbewerb um den attraktivsten (Gründungs-)Standort statt. Ein nicht unerheblicher Faktor für das Steueraufkommen.

Umgewöhnungsphase zu digitalen Arbeitsweisen nicht zu unterschätzen

Zwar ist die Umgewöhnungsphase vom papierlastigen zum papierfreien Arbeiten nicht zu unterschätzen. Dabei geht es aber nicht darum, Mitarbeitern etwa zu verbieten, längere Texte zum komfortableren Lesen auszudrucken. Es geht darum, dass relevante Informationen, die zum effizienten Arbeiten benötigt werden, gar nicht erst den Umweg über das Papier machen. Denn von dort müssen sie ja doch nur wieder in einen Computer eingegeben werden. Und das kostet Zeit und Geld.

Die Zukunft wird sowieso digital. Oder zumindest wesentlich digitaler, als sich das so mancher in Deutschland aktuell vorstellt. Und davor muss man keine Angst haben. Denn die Erfahrungen der letzten Jahre zeigen, dass durch die Digitalisierung neue Arbeitsplätze entstehen – wenn man es richtig angeht. Genau jetzt ist also der passende Zeitpunkt, um auf papierloses Büro umzustellen sowie Kunden und Geschäftspartner langsam dahin zu lenken, sich ebenfalls umzugewöhnen. Und wer weiß, vielleicht treffen wir uns ja demnächst mal spontan ganz analog auf einen Kaffee am Flughafen und tauschen unsere Erfahrungen aus – zur schönen neuen Arbeitswelt.

Das Reisetagebuch und „Behind the Scenes“ gibt es auf Instagram unter @justme_cdt. Weitere Informationen zu diesem Thema gibt es auch in unserem Leitfaden Digitales Arbeiten.


Source: Smart Kyocera Stories
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