Ab ins Café, Laptop raus, ran an die Arbeit – so einfach ist Mobile Working meist leider nur in der Theorie. Damit flexible Arbeitsweisen praktisch und vor allem professionell funktioniert, sollten Firmen folgende Punkte im Blick haben.

Kunden freuen sich, wenn Fragen sofort geklärt, Angebote immer verfügbar und dazu maßgeschneidert sind. Doch was im firmeneigenen Konferenzraum problemlos möglich ist, wird auf Messen oder bei Geschäftsreisen oft zur Herausforderung. Und auch die mobile Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen an Projekten gelingt nur dann gut, wenn wichtige Voraussetzungen erfüllt sind. Worauf Firmen beim Mobile Working achten müssen, haben wir in sechs Punkten zusammengefasst.

1. Hardware: Mehr als nur Smartphone und Tablet

Wer mobil arbeitet, muss dies in der Bahn, auf einem Kongress oder Zuhause effizient tun können. Ob Mitarbeiter dabei mit privaten oder firmeneigenen Geräten arbeiten können, sollte klar definiert werden. Sonst drohen Sicherheitslücken, Kompatibilitätsproblemen oder rechtlicher Streit. Mobiles Arbeiten im papierlosen Cloud-Zeitalter reicht zudem weit über die Gerätekategorien Smartphone, Tablet oder Laptop hinaus. Denn am Anfang steht oft die Digitalisierung von Daten.

So ermöglichen Anbieter wie Kyocera mit ihren mobil einsetzbaren Produkten beispielsweise Scan-to-Cloud-Funktionen. Andersherum ermöglicht entsprechende Hardware, auch unterwegs wichtige Dokumente auszudrucken. Capturing-Lösungen, die Informationen aus einem Dokument auslesen und in das firmeninterne Dokumentenmanagementsystem (DMS) überführen, erleichtern das mobile Arbeiten ebenfalls.

2. Software: Dokumentenmanagement als Kernstück

Ohne digitalisierte Dokumente funktioniert das mobile Arbeiten nicht. Das DMS wird so zum Kernstück des Prozesses. Die gewählte Software muss allerdings zu den Bedürfnissen des Unternehmens passen. Hier bietet es sich gerade für mittelständischen Unternehmen an, mit standardisierten Anwendungen zu arbeiten, die flexibel skalierbar und gut an individuelle Anforderungen anpassbar sind.

Ein solches DMS ist etwa der KYOCERA Workflow Manager. Er ist für mittelständische Firmen konzipiert und setzt auf Module, die sich an Verwaltungseinheiten und Geschäftsprozesse anlehnen. Hinzu kommen Vorlagen, Verträge und ein Bereich für sonstige Dokumente. Ein Vorteil: Fast jedes Modul ist einzeln erhältlich – die Software kann so beispielsweise zunächst in bestimmten Abteilungen oder Bereichen des Unternehmens eingeführt werden.

3. Teamwork: Meetings und Projekte auch mobil möglich

Um Workflows und Meetings team- und ortsübergreifend zu ermöglichen, muss die genutzte Software zudem entsprechende Voraussetzungen mitbringen. Ob DMS, Terminverwaltung oder Collaboration-Tool, der gleichzeitige Zugriff aller Beteiligten auf diese Programme, Funktionen und Geschäftsdaten müssen dabei möglich sein. Nicht zuletzt können auch scheinbar nebensächliche Aspekte wie die Möglichkeit, eine elektronische Unterschrift unter Dokumente zu setzen, für mobile Teamarbeit wichtig sein.

4. Unternehmenskultur: Mitarbeiter müssen einbezogen werden

Das ausgefeilteste Dokumentenmanagementsystem, die leistungsstärkste Terminverwaltung oder das modernste Collaboration-Tool nützt nichts, wenn es nicht gewollt, nicht verstanden oder aus anderen Gründen nicht genutzt wird. Deshalb müssen Mitarbeiter auch sozial eingebunden werden und am Entscheidungsprozess mitwirken.

Ein Digitalverantwortlicher kann dabei helfen. Allerdings ergab die Studie „ECM im Mittelstand“ des Branchenverbands Bitkom, dass nur 15 Prozent aller Unternehmen ab 20 Mitarbeitern eine solche Position besetzt haben. Dies erschwert nicht nur den kulturellen Wandel hin zum mobilen Arbeiten, sondern auch die Erfolgskontrolle.

5. Recht: Datenschutz und Arbeitsschutz im Blick behalten

Nicht erst seit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind rechtliche Fragen im Umgang mit Daten und Dokumenten für viele Firmen in den Mittelpunkt gerückt. Ein Dokumentenmanagementsystem sollte es Nutzern daher ermöglichen, personenbezogene Daten zu löschen, anzupassen und den Umgang mit ihnen zu protokollieren.

Darüber hinaus müssen besonders die Rechte der Mitarbeiter beim Mobile Working beachtet werden. So müssen Firmen unter anderem die gesetzlichen und tariflichen Regelungen zur Datensicherheit, zum Gesundheitsschutz sowie zur Arbeitsplatzgestaltung und Ergonomie einhalten.

6. Sicherheit: Anwender sind größere Herausforderung als Geräte

Bei mobiler Arbeit wird extern auf die Firmen-IT zugegriffen. Daher sind hardwarebasierte Sicherheitsfunktionen beispielsweise bei Clients wie Tablets oder Multifunktionsdruckern, die auf einen Firmenserver zugreifen wollen, unerlässlich.

Einer Studie des Marktforschungsunternehmens IDC zufolge gehen allerdings rund 48 Prozent der Sicherheitsrisiken im IT-Bereich auf das Fehlverhalten der Anwender zurück. Der versehentliche Download von Malware ist dabei jedoch durch moderne Security-Software auch für Mobilgeräte meist nahtlos im Sicherheitskonzept abgedeckt. Die größte Gefahr droht eher dadurch, dass ein mobil arbeitender Mitarbeiter achtlos einen Zettel mit

Kunden freuen sich, wenn Fragen sofort geklärt, Angebote immer verfügbar und dazu maßgeschneidert sind. Doch was im firmeneigenen Konferenzraum problemlos möglich ist, wird auf Messen oder bei Geschäftsreisen oft zur Herausforderung. Und auch die mobile Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen an Projekten gelingt nur dann gut, wenn wichtige Voraussetzungen erfüllt sind. Worauf Firmen beim Mobile Working achten müssen, haben wir in sechs Punkten zusammengefasst.

Weitere Informationen, wie sich mittels DMS mobile und flexible Arbeitsweisen einführen lassen, verraten wir in diesem E-Book.

Mobile Working: Sechs Dinge, die zu beachten sind
Source: Smart Kyocera Stories
Checkliste Mobile Working: Sechs Dinge, auf die es ankommt